Yoğun yaşam temposunda sıklıkla zaman yönetimini sıkıntıları yaşanıyor. Güne umutlu ve iyimser bir şekilde uyanıp işe doğru yola çıktığınızda trafiğe takılıp telaşla ofisinize giriyorsunuz. Haftalardır ertelediğiniz projeyi nihayet bitirmek için oturduğunuzda, öğlene kadar arka arkaya toplantılarınızın olduğunu fark etmek motivasyonunuzu kötü etkiliyor olabilir. Yapılacak bir sürü işin arasında hangisine ne kadar hangi aralıkta vakit ayırmaya karar vermekte zorlanmanız normal. İyi haber şu ki, doğru planlanmış bir zaman yönetimiyle hem işyerinde verimli çalışabilir, hem de spora gidecek vakti bulabilirsiniz.  Zamanın sizi yönetmesine izin vermek yerine zamanınızı yönetmeye başlamanıza yardımcı olacak zaman yönetimi ipuçlarını listeledik.

İş yaşantınızda zaman yönetimi için;

Vaktinizi nasıl geçirdiğinizi öğrenin

Zaman yönetiminizi en iyi şekilde düzenleyecekseniz, önce zamanın nereye gittiğini bulmanız gerekiyor. Günlük aktivitelerinizi, kısa süreli aktiviteler de olsa not etmeyi deneyin. 1 hafta sonunda tuttuğunuz notlar ışığında; Günlük performansınızı ve hatta arada zamanınızı yok yere harcadığınız tarafları da netleştirmiş olursunuz. Aldığınız notlar aynı zamanda günün hangi saati daha verimli veya yorgun olduğunuzu belirlemenize de yardımcı olur.

Yapılacaklar listesi oluşturun

Artık dinç ve yorgun olduğunuz zamanları gösteren tablonuz elinizde olduğuna göre günlük programınızı oluşturabilirsiniz. Önceden düzenlenmiş bir yapılacaklar listesi olmadan güne başlamayın. Gün içerisinde ertesi gün için yapılması gerekenleri acil görevler listesine kaydedin. Böylece ofise vardığınızda hangi işe öncelik vereceğinize kararıverirken zaman kaybetmenizi engeller ve hemen işe koyulmanızı sağlar. Her şeyi kağıda dökmek, yapmanız gereken bir sürü işin zihninizde savrulurken dikkatinizi dağıtmasını ve kaosu engeller. Ertesi gün yapacaklarınızı bilerek dingin bir zihin ile verimli uyursunuz.

Öncelik sırası verin

Yapılacaklar listenizi düzenlerken, iş yerinde başarılı zaman yönetimi için önceliklendirme yapın. İlk etapta yapmamanız gereken, bekleyebilecek görevleri ortadan kaldırarak başlayın. Daha sonra en önemli 3 görevi belirleyin ve önce bunlardan başlayın. Yapılacaklar listenizi değerlendirin ve bir görevin aciliyetinden ziyade önemine göre düzenlediğinizden emin olun. Eisenhower matrisini kullanarak işlerinizi 4 ana başlık altında sınıflandırabilirsiniz.

Önemli ve acil: Bu görevlerin yakın zamanlı teslim tarihleri ​​vardır. Bunları hemen tamamlayın.

Önemli ancak acil değil: Bu görevler önemlidir, ancak acil aksiyon gerektirmez ve uzun vadeli işlerdir. Enerjinizin ve zamanınızın çoğunu bu işlere yönlendirin. Bu işler sizi bir üst seviyeye taşıyacak görevlerden oluşur.

Acil ama önemli değil: Bu görevler acildir ancak önemli değildir. Bu tür görevler başkalarının ihtiyaçlarına yönelik türdedir. Size birebirde fayda sağlayamayacak bu tür görevleri esnetin veya devredin.

Acil ve önemsiz: Bu tür görevlerin önemi çok azdır. Size bir katkı sağlamayan görevleri mümkün olduğunca ortadan kaldırın.

Dikkat sürenizi zorlamayın, sık sık ara verin

Verimli çalışmanın sırrı bitene kadar çalışmak yerine görevlerinize, çalışma zamanı sınırları koymaktan geçiyor. Yapılacaklar listenizi hazırlarken görevlerin yanına ne kadar sürede bitirebileceğinize dair tahmini çalışma sürenizi not edin. Bunun için Pomodoro Tekniği kullanabilirsiniz. Pomodoro tekniği oldukça basit; Her bir Pomodoro birimi 25 dakikaya denk geliyor. İşe başlamadan önce, zamanlayıcınızı 25 dakikaya ayarlıyorsunuz ve zil çaldığında işiniz bitmese de mola veriyorsunuz. Eğer işiniz erken biterse 25 dakikanın dolmasını beklemelisiniz bu esnada işinizin üzerinden geçip kontrol edebilirsiniz ancak başka bir şeyle uğraşmayın. Her 4 Pomodorodan (100 dakika) sonra 15-20 dakikalık uzun mola verin. Yorgun olmadığınızı düşünseniz bile molaları aksatmamalı veya masanızı erken terk etmeyin. Bu teknik zihinsel gerginliğinizi azaltmaya, motivasyonunuzu yükseltmeye ve odaklanmanızı arttırmaya yardımcı oluyor.

Çoklu görev dürtüsünden kaçının

Aynı anda birkaç işi bitirmek cazip görünse de, iş için en basit zaman yönetimi ipuçlarından biri, görevleri tek tek ele almaktan geçiyor. Elinizdeki göreve odaklanın ve dikkatinizi dağıtan şeyleri ortadan kaldırın. Çalışırken, yapılacaklar listesini, konuyla alakalı olmayan dosya ve notları, cep telefonunuzu göz önünden kaldırın. Çoklu görevin başarısızlıkla sonuçlanmasındaki esas sebep bir görevden başka bir göreve geçerken dikkat ve motivasyonunuzun dağılmasıdır. Ayrıca yeni bir göreve geçerken zaman kaybı yaşarsınız. Kendinizi zihnen, öncelik listenizdeki göreve odaklanmaya kanalize edin.

Mola verin

İş için daha keyifli zaman yönetimi ipuçlarından biri ise molaları programınızın bir parçası haline getirmekten geçiyor. Bir görevi bitirdiğinizde, kendinize nefes almak için zaman verin. Kısa bir müzik molası, biraz yürüyüş, temiz hava almak gibi dikkatinizi işinizden tamamen uzaklaştırmayacak ancak dinginleşmenize yardımcı olacaktır. Kendinize uygun gevşeme tekniğinizi belirleyin.

Hayır demeyi öğrenin

Hayır demeyi öğrenmezseniz, zamanınızı nasıl yöneteceğinizi de asla öğrenemezsiniz. Ne için zamanınız olduğunu gerçekten yalnızca siz bilirsiniz, bu nedenle daha önemli görevlere odaklanmak için ikinci kişilerden gelen bir isteği reddetmeniz gerekirse, bunu yapmaktan çekinmeyin. Hayır diyemiyorsanız, astınıza yetki vermeyi deneyin. Yetki vermek öğrenmesi zor bir beceri olsa da, kişisel zaman yönetiminiz için harikalar yaratabilir. Ekibinize görev dağılımı yaparak devredebileceğiniz görevleri belirleyin.

Organize olun

Masanızın her tarafına dağılmış kağıt yığınları varsa, gerçekten ihtiyacınız olanı bulmak samanlıkta iğne aramaya benzer. Bu yüzden çalışma alanınızı düzenlemek yapılacaklar listenize girmesi gereken önemli bir madde. Dağınık bir çalışma alanındaki kargaşada ihtiyacınız olan dokümana ulaşmaya çalışmak için değerli zamanınızı harcamak oldukça sinir bozucu olur. Ayrıca odaklanmanızı kötü etkileyen bu dağınıklığı düzene sokmak ne kadar angarya görünse de oldukça büyük fark yaratır. Dosyalama sisteminizi kendi sisteminize göre düzenleyin ve dosyaları biriktirmeyin. E-posta kutunuzu her gün güncelleyin ve düzenleyin. Unutmayın ertelediğiniz tüm görevler zaman yönetiminizi kötü etkileyecektir. Gelen kutunuzu hızla ve her gün dolduran, ancak artık ihtiyacınız olmayan e-posta bültenlerinden çıkmanın bile etki yarattığını göreceksiniz.

Sosyal medyayı askıya alın

Sosyal medya, web’de gezinme, iş arkadaşları, kısa mesajlar, anlık mesajlaşma gibi birçok unsur iş yerindeki dikkatinizi dağıtır. Kişisel zaman yönetiminin anahtarı, dikkatinizi bu ve benzeri dikkat dağıtabilecek etkenlerden kurtulma konusunda proaktif olmaktan geçiyor. Üzerinde çalıştığınız sekmeler dışındaki tüm sekmeleri kapatın. Mesaj bildirimlerini kapatın ve kişisel telefon görüşmelerinizi öğle yemeğine bırakın. Hepsini aynı anda yapamasanız da küçük adımlar ile başlayın. Dikkatinizi dağıtan en önemli iki şeyi belirleyin ve bunları iki hafta boyunca uygulamaya odaklanın. Sağlıklı ve yeterli uyumanın, su içmenin ve sağlıklı beslenmenin, gün boyunca odaklanmanıza yardımcı olduğunu unutmayın. Özellikle öğleden sonra başlayan durağanlık ve gün ortası yorgunluğu yaşıyorsanız bununla ilgili düzenlemeler yapabilirsiniz.

Benzer haberler
Kredi borcu olanlar dikkat! Düğmeye basıldı

Cumhurbaşkanı Recep Tayyip Erdoğan'ın duyurduğu ekonomik ve yargısal reformlarda, vatandaşın kredi borçları da masada. Peki neler yapılacak? İşte detaylar... Cumhurbaşkanı Devamını oku

Cımbızla toplayıp, araba fiyatına satıyorlar

Adını Karabük’ün Safranbolu ilçesinden alan Safran bitkisi dünyanın en pahalı baharatları arasında yer alıyor. Birçok faydası olduğu bilinen bu bitki, Devamını oku

Ofiste zaman yönetimi için ne yapmalı?

Yapılacaklar listenizde tamamlayamadığınız görevler sizi mutsuz ediyorsa zaman yönetimi ile ilgili ufak bir düzenleme ile hem ofis işlerinizi tamamlarken aynı Devamını oku

Girişimcilik destek programı başvuruları nasıl yapılır? Hibe ve krediler ne kadar? (bbs)

KOSGEB tarafından verilen ve işsizliği düşürmeye çalışan, yeni girişimlerin önünü açan ve ekonomik kalkınmayı amaçlayan programdır. KOSGEB, küçük ve orta Devamını oku

Devletten geri ödemesiz kredi nasıl alınır?

Devlet programları birçok sektörü desteklemektedir. Desteklediği sektörler için de belirli hibeler sağlar. Bütün bunları vatandaşlarına verirken bazı şartlar gerektiriyor. Bölgesel Devamını oku

Yeni kazanç kapısı: Saçını sat 2500 lira kazan! Peki kestirdiğiniz saçları nereye satabilirsiniz?

Kadın ve erkekler için yeni bir kazanç kapısı çıktı. Saçlar... Kestirdiğiniz saçları cm başına uygun fiyatla kuaför, perukçular ve düğün Devamını oku

Evden çalışanlar dikkat! Evde çalışırken nasıl daha organize oluruz?

Pandemi nedeniyle evden çalışmaya alıştık sayılır. Ama siz de evde çalıştığınız günlerde bir türlü organize olamıyor ve verimli çalışamıyorsanız, bu Devamını oku

Konut kredisi hesaplama nasıl yapılır?

Ödenecek olan konut kredi faizi, her taksit döneminde fazladan kalan anaparayı tekrardan faiz uygulanarak hesaplanır. Ödem yapmak için plan oluştururken Devamını oku