Yapılacaklar listenizde tamamlayamadığınız görevler sizi mutsuz ediyorsa zaman yönetimi ile ilgili ufak bir düzenleme ile hem ofis işlerinizi tamamlarken aynı zamanda spor yapmaya vakit bulabilirsiniz. Yapılacak bir sürü işin arasında hangisine öncelik vermeye karar vermekte zorlanmanız normal. Tamamlayamadığınız işler, yetersizlik duygusuna yol açarak stres seviyenizi yükseltiyor olabilir. Zamanın sizi yönetmesine izin vermek yerine zamanınızı yönetmeye başlamanıza yardımcı olacak zaman yönetimi ipuçlarını listeledik. 

İş yaşantınızda zaman yönetimi için;

Vaktinizi nasıl geçirdiğinizi öğrenin

Zaman yönetiminizi en iyi şekilde düzenlemenin altın kuralı zamanınızın nereye gittiğini bulmaktan geçiyor. Tüm gün boyunca yaptığınız ufak ya da büyük tüm işleri not edin. Ufak ve önemsiz görünen kısa sürede bitirebildiğiniz işlerin toplamda ne kadar çok vaktinizi aldığını göreceksiniz. 1 hafta sonunda tuttuğunuz notlar ışığında; Günlük performansınızı ve hatta arada zamanınızı yok yere harcadığınız tarafları da netleştirmiş olursunuz. Aldığınız notlar aynı zamanda günün hangi saati daha verimli veya yorgun olduğunuzu belirlemenize de yardımcı olur.

Yapılacaklar listesi oluşturun

Oluşturduğunuz günlük rutin listeniz elinizde olduğuna göre artık hangi işi ne zaman yapabileceğiniz ile ilgili bir düzenleme yapabilirsiniz. Her şeyden önce yapılacaklar listesi oluşturun, böylece ofise vardığınızda hangi işe öncelik vereceğinize kararıverirken zaman kaybetmez ve hemen işe koyulursunuz. Ertesi gün için oluşacak tüm işleri not edin ve iş bitiminde yapılacaklar listenizi yeniden düzenleyin. Her şeyi kağıda dökmek, yapmanız gereken bir sürü maddenin zihninizde savrulmasını dikkatinizi dağıtmasını engeller. Ertesi gün yapacaklarınızı bilerek dingin bir zihin ile verimli uyursunuz.

SON HABER  Beyin Göçü Hızla Devam Ediyor: Son Bir Yılda Türkiye'yi Terk Eden Yazılımcı Sayısı 30.000'i Geçti!

Öncelik sırası verin

Yapılacaklar listenizi düzenlerken, iş yerinde başarılı zaman yönetimi için önceliklendirme yapın. İlk etapta yapmamanız gereken, bekleyebilecek görevleri ortadan kaldırarak başlayın. Daha sonra en önemli 3 görevi belirleyin ve önce bunlardan başlayın. Yapılacaklar listenizi değerlendirin ve bir görevin aciliyetinden ziyade önemine göre düzenlediğinizden emin olun. Eisenhower matrisini kullanarak işlerinizi 4 ana başlık altında sınıflandırabilirsiniz.

Önemli ve acil: Bu görevlerin yakın zamanlı teslim tarihleri ​​vardır. Bunları hemen tamamlayın.

Önemli ancak acil değil: Bu görevler önemlidir, ancak acil aksiyon gerektirmez ve uzun vadeli işlerdir. Enerjinizin ve zamanınızın çoğunu bu işlere yönlendirin. Bu işler sizi bir üst seviyeye taşıyacak görevlerden oluşur.

Acil ama önemli değil: Bu görevler acildir ancak önemli değildir. Bu tür görevler başkalarının ihtiyaçlarına yönelik türdedir. Size birebirde fayda sağlayamayacak bu tür görevleri esnetin veya devredin.

Acil ve önemsiz: Bu tür görevlerin önemi çok azdır. Size bir katkı sağlamayan görevleri mümkün olduğunca ortadan kaldırın.

Dikkat sürenizi zorlamayın, sık sık ara verin

Verimli çalışmanın sırrı bitene kadar çalışmak yerine görevlerinize, çalışma zamanı sınırları koymaktan geçiyor. Yapılacaklar listenizi hazırlarken görevlerin yanına ne kadar sürede bitirebileceğinize dair tahmini çalışma sürenizi not edin. Bunun için Pomodoro Tekniği kullanabilirsiniz. Pomodoro tekniği oldukça basit; Her bir Pomodoro birimi 25 dakikaya denk geliyor. İşe başlamadan önce, zamanlayıcınızı 25 dakikaya ayarlıyorsunuz ve zil çaldığında işiniz bitmese de mola veriyorsunuz. Eğer işiniz erken biterse 25 dakikanın dolmasını beklemelisiniz bu esnada işinizin üzerinden geçip kontrol edebilirsiniz ancak başka bir şeyle uğraşmayın. Her 4 Pomodorodan (100 dakika) sonra 15-20 dakikalık uzun mola verin. Yorgun olmadığınızı düşünseniz bile molaları aksatmamalı veya masanızı erken terk etmeyin. Bu teknik zihinsel gerginliğinizi azaltmaya, motivasyonunuzu yükseltmeye ve odaklanmanızı arttırmaya yardımcı oluyor.

SON HABER  En az lise mezunları başvurabilecek! Mülakat yapılmayacak

Çoklu görev dürtüsünden kaçının

Aynı anda birkaç işi bitirmek cazip görünse de, iş için en basit zaman yönetimi ipuçlarından biri, görevleri tek tek ele almaktan geçiyor. Elinizdeki göreve odaklanın ve dikkatinizi dağıtan şeyleri ortadan kaldırın. Çalışırken, yapılacaklar listesini, konuyla alakalı olmayan dosya ve notları, cep telefonunuzu göz önünden kaldırın. Çoklu görevin başarısızlıkla sonuçlanmasındaki esas sebep bir görevden başka bir göreve geçerken dikkat ve motivasyonunuzun dağılmasıdır. Ayrıca yeni bir göreve geçerken zaman kaybı yaşarsınız. Kendinizi zihnen, öncelik listenizdeki göreve odaklanmaya kanalize edin.

Mola verin

İş için daha keyifli zaman yönetimi ipuçlarından biri ise molaları programınızın bir parçası haline getirmekten geçiyor. Bir görevi bitirdiğinizde, kısa bir müzik molası, biraz yürüyüş, temiz hava almak gibi dikkatinizi işinizden tamamen uzaklaştırmayacak ancak dinginleşmenize yardımcı olacak bir mola verin. Mola vermek zihninizi tazeler ve yeniden odaklamanıza yardımcı olur.

Hayır demeyi öğrenin

Hayır demeyi öğrenmezseniz, zamanınızı nasıl yöneteceğinizi de asla öğrenemezsiniz. Ne için zamanınız olduğunu gerçekten yalnızca siz bilirsiniz, bu nedenle daha önemli görevlere odaklanmak için ikinci kişilerden gelen bir isteği reddetmeniz gerekirse, bunu yapmaktan çekinmeyin. Hayır diyemiyorsanız, astınıza yetki vermeyi deneyin. Yetki vermek astlarınızın gelişmesini sağlar ve sizin de yönetici vasıflarınızı pekiştirir. Ekibinize görev dağılımı yaparak devredebileceğiniz görevleri belirleyin.

Organize olun

Çalışma alanınızı düzenlemek yapılacaklar listenize girmesi gereken önemli bir madde, böylece yığılmış evrakları düzenlemek veya ihtiyacınız olan belgeyi bulmak için değerli vaktinizi harcamamış olursunuz. Her görev sonunda masanızı ve evraklarınızı tanzim edin, dosyalama sisteminizi kendi sisteminize göre düzenleyin ve dosyaları biriktirmeyin. Unutmayın ertelediğiniz tüm görevler zaman yönetiminizi kötü etkileyecektir. E-posta kutunuzu her gün güncelleyin ve düzenleyin. Gelen kutunuzu hızla ve her gün dolduran, ancak artık ihtiyacınız olmayan e-posta bültenlerinden çıkmanın bile etki yarattığını göreceksiniz. Odaklanmanızı kötü etkileyen bu dağınıklığı düzene sokmak ne kadar angarya görünse de oldukça büyük fark yaratır.

SON HABER  İşten Ayrılan Kişilerin İmdadına İŞKUR Koşuyor, 10 Ay Boyunca Aylık 3500 TL Ödeme Alacaksınız...

Sosyal medyayı askıya alın

Sosyal medya, internette gezinme, iş arkadaşları, kısa mesajlar, anlık mesajlaşma gibi birçok unsur iş yerindeki dikkatinizi dağıtır. Kişisel zaman yönetiminin anahtarı, dikkatinizi bu ve benzeri dikkat dağıtabilecek etkenlere karşı önlem almaktan geçiyor. Üzerinde çalıştığınız sekmeler dışındaki tüm sekmeleri kapatın. Mesaj bildirimlerini kapatın ve kişisel telefon görüşmelerinizi öğle yemeğine bırakın. Hepsini aynı anda yapamasanız da küçük adımlar ile başlayın. Dikkatinizi dağıtan en önemli iki şeyi belirleyin ve bunları iki hafta boyunca uygulamaya odaklanın. Sağlıklı ve yeterli uyumanın, su içmenin ve sağlıklı beslenmenin, gün boyunca odaklanmanıza yardımcı olduğunu unutmayın.